Det verste vi kan gjøre er å stoppe eller gi opp.
Men for å fortsette må vi justere måten vi jobber på. Vi kan ikke dra på kontoret, delta på folksomme møter, henge ut med kolleger, forsegle avtaler med et håndtrykk eller møte kunder, for å nevne noe. Vi må gjøre alt dette på en annen måte, i trygg avstand fra hjemmene våre.
I denne formen for isolasjon har vi omfavnet den digitale teknologien. Mens vi før snakket om digitaliseringens effekt på arbeidslivet, så ser vi nå hvordan disse strategiene arter seg i praksis.
I denne artikkelen viser vi deg hvordan du kan bruke SuperOffice CRM i dine daglige gjøremål. Hvordan du kan være produktiv fra hjemmekontoret.
Hold kontakten med kundene dine
En av dagens største utfordringer er at vi ikke kan fysisk møte kundene, samarbeidspartnerne og leverandørene våre. Vi må rett og slett ta flere samtaler på video og telefon. Derfor er det viktig at CRM-løsningene i bedriften er satt opp for å fungere sammen med flere plattformer for video og telefon.
TIPS 1.
Bruker du CTI for SuperOffice eller Amesto Phone Integration, kan du ringe direkte fra systemet. Alt du trenger å gjøre er å klikke på telefonknappen for å starte en samtale.
Når du gjør dette, ser du all kontaktinfo til den du ringer. Du ser også tidligere dialog på skjermen. Hvis du noterer i løpet av samtalen, blir det lagret under fanen Aktiviteter på Personkortet. Senere kan du tildele en kollega en oppfølging av samtalen.
TIPS 2: Utvalg
En annen metode for å håndtere den økte mengden telefonsamtaler er å forberede en liste med alle kontakter du trenger å snakke med. Med funksjonen for utvalg er det enklere å ha en dynamisk oversikt over hvilke kontakter du trenger å kontakte.
Her ser du eksempler på søkekriterier du kan bruke for å lage en slik kontaktliste:
Når du først har laget utvalget, kan du åpne det som et Minikort. Da kan du bare klikke på navnet på neste person du vil kontakte, så dukker kontaktinformasjonen opp i hovedbildet, mens du kan registrere telefon- eller videomøtet direkte i Dagboken din.
Med en liste over personer du må ringe går du aldri glipp av noen. Du kan planlegge dagens arbeidsmengde. Og du ser hvem som er blitt kontaktet og ikke.
TIPS 3: Chat
Hvis du ønsker å kommunisere løpende og uavbrutt med kundene dine, kan du bruke SuperOffice Chat. Funksjonen er enkel å integrere på bedriftens webside. Med Live Chat får du en umiddelbar kontakt med kundene dine, som er spesielt nyttig når de trenger hjelp. Du vil alltid se all informasjon om kunden på skjermen når du chatter. Det gjør det enklere å løse problemene og svare på en effektiv og relevant måte.
TIPS 4. Webinar
Du kommer til bli god venn med video i tiden framover, hvis du ikke allerede er det. Seminarer og workshops for kunder og prospekter vil nå skje online som webinarer.
Det er kjekt å ha på plass noen enkle rutiner, slikt at det går raskt å organisere et webinar.
Med SuperOffice CRM kan du lage presist målrettede lister med personer du vil invitere. Du kan bruke funksjonen for Utvalg og kjøre en e-postutsendelse eller SMS-push fra din Mobile CRM. I invitasjonen kan du legge til en link i et webskjema, hvor deltakerne kan melde seg på.
Når du skal planlegge webinaret kan du opprette et prosjekt i SuperOffice CRM. Der kan du tildele roller til prosjektmedlemmene og lagre all relevant info: poster i sosiale medier, e-poster, presentasjoner og annen korrespondanse. Etter webinaret kan du sende en e-post eller SMS til alle deltakerne, takke for at de deltok og spørre om tilbakemeldinger.
Nå ut med informasjon om bedriften din
Selv om kontoret eller butikken din er stengt rent fysisk, holder jo bedriften fortsatt «åpent». Når du fortsetter å drive online, må du nå ut til kundene dine. Du trenger å informere dem om viktige endringer, nye tilbud eller invitere dem til digitale eventer.
SuperOffice CRM har mye fin funksjonalitet som gjør det enkelt for deg å nå ut til kundene med viktig informasjon.
TIPS 1: Masseutsendelser
Når du trenger å kommunisere raskt til mange, kan du bruke funksjonene for masseutsendelser, nyhetsbrev og markedskampanjer i SuperOffice CRM.
Du kan også legge til en link til webskjema og invitere dem til et online event.
Og har du ikke tid til å designet din egen utsendelse, finnes det en rekke maler i et eget bibliotek.
TIPS 2: Send SMS
Etter at du startet med hjemmekontor har antallet e-poster mest sannsynlig økt.
Samtidig ser vi at bedrifter over hele verden sender ut e-poster med informasjon om hva de gjør for å redusere smitterisikoen. Og hvordan de kan hjelpe kundene sine med å holde det gående. I tillegg informerer de kanskje om kanselleringer, utsettelser eller andre ting.
Alt dette kan det hende du også har behov for å nå ut med.
Men hvordan unngår du at e-posten din blir borte blant alle de andre som sendes ut? Et forslag kan være å sende en SMS i stedet. SMS-meldinger har en gjennomsnittlig åpningsrate på 98 %, mens e-poster bare har 20 %.
Bruker du SuperOffice Mobile CRM kan du sende SMS-meldinger med URL-linker. Og du kan sende dem til alle kontaktpersoner du har registrert på et prosjekt, et salg eller en aktivitet. Du kan sende den samme SMS-meldingen til en stor gruppe mennesker og nå dem på en direkte måte.
Her ser du et enkelt eksempel:
Samarbeid med kollegene
En ting du i alle fall ikke må slutte med er å treffe kolleger. Småprate, ta igjen det tapte, dele jobberfaringer og «møtes» uformelt. Alt dette kan dere fremdeles gjøre, men det må skje litt mer planlagt og organisert.
TIPS 1. Dagboken
For å opprettholde den normale arbeidsrytmen trenger du en plan.
SuperOffice-dagboken er en nyttig funksjon som hjelper deg å organisere intern kommunikasjon, sette opp avtaler og prioritere oppgaver.
Husk å legge inn aktivitetene dine i Dagboken. Da kan alle se hva du holder på med og når du er tilgjengelig.
Du kan også sjekke kollegenes dagbøker når du skal planlegge telefon- og videomøter, eller fordele oppgaver.
TIPS 2: Integrasjoner
Når du deler de samme verktøyene med kollegene dine er du nesten garantert en sømløs arbeidsflyt.
Det er enkelt å integrere SuperOffice CRM med Office 365, Gmail Link, and Google Suite. Med disse integrasjonene kan dere jobbe i de samme dokumentene samtidig. Selv om dere ikke er på samme sted rent fysisk kan dere dele data, tanker, ideer og info. På samme virtuelle sted, i sanntid.
I SuperOffice App Store finner du integrasjoner for disse løsningene, og de er gratis å laste ned.
TIPS 3: Dashbordet
Det finnes også andre metoder for å sikre at dere bruker og diskuterer de samme dataene. Med Dashbord i SuperOffice CRM kan dere zoome inn på salg, aktiviteter, prosjekter og mye mer. Dermed blir møtene mye mer produktive, enten det er med kolleger eller ledere.
Dashbord er fint når dere skal visualisere og måle arbeidet i bedriften. Grafer og lister med informasjon oppsummerer effektivt status og resultater. Da blir møtet mer fokusert og resultatorientert. I Dashbord finner du mer enn 48 grafer å velge blant, og du kan enkelt tilpasse dashbordet med noen få klikk.
I tillegg får du muligheten til å se både større trender og detaljer i hver enkelt sak. Når du klikker på delene i diagrammene i dashbordet vil SuperOffice vise deg en liste med hvilke aktiviteter, salg eller bedrifter som ligger til grunn for diagrammet. Da kan du og lederen din raskt diskutere veien videre og legge en aksjonsplan.
Hjelp kolleger som er borte fra jobb
Pandemien påvirker alle. Noen har mistet jobben midlertidig. Andre må jobbe mindre fordi de har barn hjemme fra skolen. Og noen kan ikke jobbe grunnet helseutfordringer.
Her får du tre tips til hvordan du kan ta over andres ansvarsområder uten å kompromisse på effektiviteten.
TIPS 1: Sjekk andres dagbok
I CRM-systemet finner du både kollegaens Dagbok og Oppgaveliste.
Du trenger bare å bytte visning fra din egen dagbok til kollegaens, så ser du hvilke aktiviteter hen hadde planlagt de neste dagene og ukene. Under Aktivitets-fanen ser du alle oppfølgingene, både de planlagte og de med utgåtte frister.
Alt du trenger å gjøre er å ta over aktivitetene, følge dem opp og fullføre.
TIPS 2: Følg opp alle åpne salg
Det er viktig å følge opp alle åpne salg for å holde omsetningen oppe.
Du finner enkelt alle åpne salgsmuligheter til dine fraværende kolleger. Du kan bruke et standard utvalg i SuperOffice CRM.
Gå først til Utvalg og søk etter Sales: Opportunities (Pipeline). Når du har åpnet utvalget, klikker du på knappen +Legg til for legge til kriteriet Salg: Bruker-ID. Skriv inn bruker-IDen til kollegaen du tar over for, og du får se alle de åpne salgsmulighetene til den personen.
TIPS 3: Prosjekter
Det er viktig å holde oversikt over alle milepæler i prosjektene.
Da trenger du en liste over alle aktive prosjekter kollegaen din jobbet med. Listen hjelper deg å prioritere hvilke prosjekter du bør ta tak i først. Og du kan informere kunden om at du har tatt over, som er minst like viktig.
Du finner enkelt alle pågående prosjekter ved å bruke et standard utvalg i SuperOffice CRM. Gå til Utvalg og søk etter Projects: All active projects. Når du har åpnet utvalget, klikker du på knappen +Legg til for å legge til kriteriet Prosjekt: Bruker-ID. Skriv inn bruker-IDen til kollegaen du tar over for og du får opp alle aktive prosjekter til kollegaen.
Bruk mest energi på det som betyr mest
Å jobbe hjemmefra krever at du er supereffektiv og klarer å prioritere godt. Du må respondere raskt på situasjonen og sjansen er stor for at du ofte trenger å finne akkurat det eller det dokumentet ganske fort.
TIPS 1: Filtrer aktivitetene dine
Du kan bruke Filter-funksjonen for å sortere Aktivitets-fanen etter flere kriterier: eier, gruppe, dato og type aktivitet.
Du velger bare relevant periode og eieren av en aktivitet eller dokument. Deretter fjerner du all unødvendig informasjon for å snevre inn søket ditt.
***
Ikke la hjemmekontor stå i veien for prestasjonene eller produktiviteten. Med de rette digitale verktøyene kan du være like effektiv som på kontoret. Kanskje du til og med kan få til mer!
SuperOffice kan hjelpe deg å bli mer effektiv på mange forskjellige måter. Besøk vårt Community for å lære mer om hvordan.
